Para las empresas que están iniciando, el espacio de trabajo es un factor crucial que puede influir significativamente en la productividad, la colaboración y el éxito general. Conocer cómo organizar la oficina de la forma correcta no solo crea un ambiente agradable para los colaboradores, sino que también optimiza el flujo de trabajo, reduce el estrés y promueve una cultura empresarial positiva.

En este artículo, te guiaremos a través de un proceso integral para organizar tu oficina de manera efectiva, desde la planificación del espacio físico hasta la selección del equipo de oficina adecuado.

1. Planificación del espacio físico

Evaluar las necesidades: El primer paso es comprender las necesidades específicas de tu empresa. ¿Cuántas personas trabajarán en la oficina? ¿Qué tipo de actividades se realizarán? ¿Qué tipo de almacenamiento se necesita? Responder a estas preguntas te ayudará a determinar el tamaño y la distribución adecuados del espacio.

Consideraciones adicionales:

• Crecimiento futuro: Ten en cuenta el crecimiento potencial de tu empresa al planificar el espacio. Es mejor tener un poco de espacio adicional que estar abarrotado en el futuro.
• Presupuesto: Define un presupuesto realista para la renovación y el equipamiento de la oficina.
• Ubicación: Elige una ubicación que sea accesible para tus empleados y clientes.
• Accesibilidad: Asegúrate de que la oficina sea accesible para personas con discapacidades.
• Diseñar un plano: Una vez que tengas una comprensión clara de tus necesidades, crea un plano del espacio de la oficina. Esto te permitirá visualizar cómo se utilizará cada área y dónde se ubicarán los muebles y el equipo.

Consejos para diseñar un plano:

• Utiliza software de diseño de interiores o dibuja un plano a mano.
• Mide cuidadosamente el espacio y anota las dimensiones.
• Considera la ubicación de las ventanas, puertas y enchufes.
• Experimenta con diferentes diseños antes de tomar una decisión final.
• Considerar la ergonomía: La ergonomía es crucial para crear un espacio de trabajo saludable y cómodo. Asegúrate de que los escritorios, las sillas y otros muebles estén diseñados para apoyar una buena postura y prevenir lesiones.

Principios ergonómicos clave:

• La altura del escritorio debe permitir que los codos estén en ángulo recto y las muñecas niveladas con el teclado.
• La silla debe tener un buen soporte lumbar y permitir que los pies descansen cómodamente en el suelo.
• La pantalla del ordenador debe estar a la altura de los ojos y a una distancia cómoda.
• Aprovechar la luz natural: La luz natural tiene un impacto positivo en el estado de ánimo y la productividad. Si es posible, ubica los escritorios cerca de las ventanas.

Consejos para aprovechar la luz natural:

• Maximiza la luz natural utilizando cortinas o persianas translúcidas.
• Coloca los escritorios de manera que los empleados miren hacia las ventanas.
• Utiliza iluminación artificial complementaria para áreas con poca luz natural.

2. Organización del espacio

Despejar el desorden: Elimina todo lo que no sea necesario para el trabajo diario. Esto te ayudará a crear un ambiente más limpio y ordenado.

Estrategias para despejar el desorden:

• Haz una limpieza a fondo de la oficina y desecha todo lo que no se use o esté roto.
• Implementa un sistema de organización para documentos, archivos y materiales de oficina.
• Anima a los empleados a mantener sus escritorios ordenados y libres de objetos personales.
• Designar áreas específicas: Define áreas específicas para diferentes actividades, como trabajo individual, reuniones y almacenamiento. Esto ayudará a mejorar el flujo de trabajo y reducir las distracciones.

Áreas comunes de una oficina:

• Zona de trabajo individual: Debe ser un espacio tranquilo y bien iluminado con suficiente espacio para trabajar cómodamente.
• Zona de reuniones: Debe ser un espacio flexible que pueda acomodar a diferentes grupos de personas.
• Zona de almacenamiento: Debe ser un espacio organizado y accesible para guardar documentos, archivos y materiales de oficina.
• Zona de cocina y descanso: Debe ser un espacio cómodo y acogedor donde los empleados puedan tomar un descanso, comer o socializar.
• Utilizar sistemas de almacenamiento efectivos: Invierte en estanterías, archivadores y organizadores para mantener los documentos, el equipo y otros materiales ordenados y accesibles.

Tipos de sistemas de almacenamiento:

• Estanterías: Útiles para almacenar libros, carpetas y otros objetos voluminosos.
• Archivadores: Ideales para guardar documentos importantes.
• Organizadores de escritorio: Perfectos para mantener pequeños objetos como bolígrafos, clips y notas adhesivas.
• Cajones: Útiles para almacenar una variedad de artículos.

Organizar tu oficina de manera efectiva puede tener un impacto positivo significativo en tu empresa. Al seguir los consejos de este artículo, puedes crear un espacio de trabajo que sea productivo, colaborativo y agradable para todos. Recuerda que la organización es un proceso continuo, así que no tengas miedo de hacer ajustes y mejoras a medida que tu empresa crezca y cambie.